兩方核對與三方核對有甚麼分別？

兩方核對把供應商發票與採購訂單比較，核對價格和數量是否吻合。三方核對再加上第三份文件，即收貨單，讓你確認只為你訂了、而且真正收到的貨付款。三方較嚴、捉得更多，所以是實體貨物的標準做法。

甚麼是核對容差？

容差是一行被當成不符之前所容許的差距，例如一點價格進位或輕微的數量差異。它讓系統自動批准足夠接近吻合的發票，同時仍然標記出有真正差異的那些，於是人只看到例外。

這會取代我們的應付帳同事嗎？

不會，它改變的是他們做甚麼。他們不再逐行人手核對每張發票，而是處理系統標記出來的例外。同一個團隊處理多得多的單量，同事把時間花在真正的差異和供應商問題上，而不是例行核對。

如何自動化發票對數（兩方與三方核對）

Q: 自動化發票對數怎樣運作？

系統抽取發票欄位、找到對應的 PO 和收貨單，並在既定容差內比較價格、數量和總額。如果一切在容差內吻合，發票就經直通處理入帳。如果某一行落在範圍外，一個差異流程會把它轉給人手解決。

自動化發票對數，意思是系統把每張發票與它的採購訂單（兩方）和收貨單（三方）核對，在既定容差內吻合的發票就入帳，只把不符的送到人手。不再是一個文員為每張發票逐行比較三份文件，而是一個覆核者處理例外。單是這個改變，就是速度和成本效益的來源。

以下就談談兩方和三方核對怎樣運作、「自動化」實際加了甚麼，以及如何在不推倒你的應付帳流程下開始。

兩方核對與三方核對是甚麼？

兩者都是確保你只為你答應過的東西付款。

兩方核對把供應商發票與採購訂單比較。開單的價格和數量，是否與你所訂的吻合？吻合的話，發票就獲批付款。
三方核對再加上第三份文件：收貨單。現在你確認三樣互相吻合：你訂了甚麼（PO）、你收到甚麼（收貨單）、你被開單多少（發票）。它捉得住那種你為從未到貨的貨物被開單的情況。

三方較嚴，也是實體貨物的標準，因為它收窄了「訂了」與「收到」之間的縫。對服務而言，與 PO 或合約做兩方核對，往往是實際的版本。

自動化發票對數怎樣運作？

人手做的話，對數就是有人調出 PO 和收貨單，逐個欄位與發票比較。自動化後，同一套邏輯以流程方式運行：

抽取發票欄位：供應商、發票號碼、逐行明細、數量、價格、稅項和總額。（如果你的發票是 PDF 到來，這就是數據抽取那一步。）
找對應： 定位對應的 PO，若是三方，還有收貨單。
在容差內比較： 對照 PO 和收貨單核對價格、數量和總額，容許既定容差。
決定： 若一切在容差內吻合，發票直通入帳。若某一行落在範圍外，一個差異流程會把它連同標示出來的不符，轉給人手。

系統不會嘗試對例外耍小聰明。它把甚麼吻合、甚麼不吻合講得清清楚楚，只在不吻合的那些放一個人。

容差和例外實際上做甚麼

容差是核心所在。容差是一行被當成不符之前所容許的差距：幾仙的進位、輕微的數量差異、落在預期範圍內的運費。設得好，系統就自動批准足夠接近吻合的發票，同時仍標記出有真正問題的那些。

這與文件自動化裡的信心評分是同一個原則，只是套用到應付帳：系統知道哪些發票可以信任，只把存疑的升級處理。我們在對數自動化要做到 97% 準確率，關鍵在哪講過，為何是那個升級步驟、而不是單純自動化，才令準確率變得安全。容差太緊，一切都變成例外；太鬆，錯誤就會溜過。把那個範圍調到適合你的業務，就是大部分的工，也是大部分的價值。

對數會在哪裡失手，該怎麼辦

大部分發票對得乾淨。價值在於系統怎樣處理那些對不到的，而那些失手情況是可預測的：

分批到貨。 發票涵蓋分兩批到的貨。對數要把多張收貨單合起來對一條 PO 行，而不是期望一對一。
價格與數量差異。 小的價格變動或短裝，應在容差內清算；大的就應該停下。這正是容差範圍的用處。
沒有收貨單的服務。 三方核對沒有東西可收，於是這些退回到與 PO 或合約做兩方核對。
重複發票。 同一張發票交兩次，是常見的多付來源。對「供應商加發票號碼」做重複檢查，就能在入帳前捉到。
計量單位不符。 PO 以箱計、發票以件計。沒有換算規則，每一行都像差異。

以上每一項，都是你加一次、之後重用的規則。一個對數項目最初幾星期，主要就是摸清你的供應商實際會產生哪些失手情況，再把它們寫成規則，讓它們不再送到人手。

自動化對數值多少？

一旦你不再人手核對那些本來就吻合的發票，數字就很鮮明。應付帳同事人手每小時處理大約 12 張發票，自動化則約 30 張，吞吐量翻倍有多。成本方面，人手應付帳處理每張 HK$120–200，自動化環境處理同一張則 低於 HK$40。

這些收穫不是來自做得更快，而是來自在那些本來就吻合的發票（也就是大多數）上根本不做這件工。人的時間轉去處理真正的差異、供應商爭議，以及那些真正需要人判斷的決定。我們在人手發票對數到底花你多少一文，拆解了用人手做這件事的完整成本。

如何在不重建的情況下開始

你不用第一天就自動化所有供應商：

由有 PO、單量大的供應商開始。 它們對得乾淨，讓你即時拿到最高的直通率。
刻意地設定容差， 並觀察例外率。如果標記得太多，是你的容差或 PO 數據要處理，而不是對數引擎。
擴展到較棘手的供應商（分批到貨、服務、沒有乾淨 PO），在核心運行之後，邊做邊加規則。

想估算自動化對數可以為你慳多少，我們的對數 ROI 計算器可以把你的發票單量和處理時間換算成一個估算。而如果你想我們看你真實的應付帳流程、老實告訴你哪裡該自動化對數、哪裡不該，那正是免費的 30 分鐘 ROI 診斷要做的事。

從中得到最多的團隊，也會把例外佇列當成一個訊號。一個不斷被標記的供應商，通常是一個值得在源頭修好的數據或合約問題，而不只是一次對數失手；在上游把它清理好，下個月的佇列就縮小。日子有功，這些例外會告訴你，你的採購流程本身在哪裡漏水。

目標不是一套永不需要人的系統，而是一套讓人只看到真正不吻合的發票的系統。