人手處理一張發票要多少成本？

連同人工、改錯和管理費，人手處理一張發票通常約 HK$120–200。自動化環境處理同一張則低於 HK$40。以每月幾千張發票計，單是這個差距就已是一個龐大的經常性數字。

人手對數有甚麼隱藏成本？

除了同事的時間，隱藏成本包括出錯與返工、重複或錯誤付款、詐騙風險、滯納金和錯失的提早付款折扣，以及人手對數為月結關帳增加的延誤。一個最多 10 人的部門，單是出錯成本每年就可高達約 HK$230,000。

我怎樣計出自己業務的人手對數成本？

先用每月發票單量乘以每張 HK$120–200，得出一個直接數字。再加上出錯成本（出錯率乘以平均改錯時間和金額）、任何滯納金和錯失折扣，以及它為你關帳增加的日數的價值。這個總數，就是你拿來與自動化比較的對象。

甚麼時候自動化對數才划算？

當你的單量高到每張的節省（大約 HK$80–160）能在可接受的期間內蓋過一次性建置成本時，它就划算。單量高、有 PO 支撐的發票流程，通常在幾個月而非幾年內回本，因為大部分發票都對得乾淨、直通入帳。

人手發票對數到底花你多少？

人手發票對數，花的遠比工時表上看起來的多。直接處理每張約 HK$120–200，而隱藏成本（出錯、返工、重複付款、滯納金，以及它拖慢的月結關帳）往往再加上差不多同樣多。一個最多 10 人的應付帳部門，單是出錯成本每年就可高達約 HK$230,000。以下就談談如何算出你真實的數字，讓你用證據、而不是憑感覺去決定。

人手對數的成本由甚麼組成？

成本有看得見的一層和隱藏的一層，而大多數團隊只數第一層。

直接人工。 有人調出每張發票、找到 PO 和收貨單、逐行比較，再輸入或清算結果。人手做，應付帳同事每小時處理大約 12 張發票。乘以一個連管理費的時薪，就得出你每張的直接成本，對大多數團隊而言落在 HK$120–200 這個範圍。

出錯與返工。 人手對數會出錯：一個調轉了的數字、漏了的一行、對錯的 PO。每一個都要花時間去找和改，有些根本沒被捉到。在一個最多 10 人的部門，單是出錯成本每年就約 HK$230,000。

重複和錯誤付款。 沒有嚴謹的對數，同一張發票會付兩次，或者一張為從未收到的貨而開的發票被付了一次。追回多付的款項既慢，有時更根本無法追回。

滯納金和錯失折扣。 對數慢，發票就清算得遲，觸發罰款，或者放棄了你本應享有的提早付款折扣。

被拖慢的關帳。 應付帳每花一天對數，就為月結多加一天。那個延誤有真實的成本，體現在用過時數字所做的決定上，我們在月結關帳為甚麼拖這麼久一文有談。

如何計出你自己的數字

你不需要一份研究。兩個快速模型就能框住它。

每張模型： 每月發票單量 × 每張成本。如果你每月處理 3,000 張發票、每張 HK$150，那就是每月 HK$450,000 直接處理成本，即每年 HK$5,400,000，還未計隱藏成本。

時間模型： 每月發票單量 ÷ 每小時 12 張 × 連管理費時薪。這給你純人工的數字，也顯示有多少全職工時沉在對數上。

哪個較易填就用哪個，再加上下面的隱藏成本。這個總數，才是你真正拿來與任何自動化比較的對象。

一個實際例子

放上數字。假設一家企業每月人手對數 2,000 張供應商發票。

直接成本： 2,000 張、每張 HK$150，就是每月 HK$300,000，即每年 HK$3,600,000，單是處理它們。
出錯成本： 如果 1% 的發票帶著一個昂貴的錯、每個都要花時間去找、去改、去與供應商對數，單是這一項，一個中型團隊就已接近每年約 HK$230,000 的出錯數字。
滯納金和錯失折扣： 就算每月只有幾張發票遲清算，也會累積起來，而任何錯失的提早付款折扣，都是白白留在枱面上的邊際利潤。

單是直接數字，每年約 HK$3,600,000，通常就已足夠讓你認真考慮自動化。隱藏成本令這個理據更強，而不是更弱。而且要留意，自動化不必把全部拿走才划算：把那 80% 對得乾淨的發票從人手堆裡拿走，就已經挪走了大部分的直接成本，還未計出錯那一塊。

大家漏掉的隱藏成本

有兩項成本幾乎從不進入商業評估，而它們往往是最大的。

第一是送出去的錯誤的成本。一個通過了覆核的錯數字不會自報家門。它會變成幾星期後有人追查的差異、一場供應商爭議，或者帳目上的一個誤報。昂貴的錯，是你沒捉到的那些，而這正是驗證層存在的目的，我們在對數自動化要做到 97% 準確率，關鍵在哪有解釋。

第二是它拖慢的關帳。當對數是一件五天的人手工作，業務就靠一星期前的數字運作。那不是一個會計科目，卻是差劣決定裡真實的成本。

自動化實際上改變甚麼

自動化對數把每張成本由 HK$120–200 降到低於 HK$40，吞吐量由每小時約 12 張升到 30 張。節省來自不去核對那些本來就吻合的發票：系統把那些直通入帳，只把例外送給人手。我們在如何自動化發票對數走過這是怎樣運作的。

也要老實面對另一面。自動化有建置成本，也不會抽走每一個人，它改變的是他們做甚麼。正確的比較不是「免費的自動化對付費的人工」，而是你真實的人手成本（連隱藏那幾層），對比建置成本加上低得多的每張運行成本。

你應該自動化它嗎？

這個決定，主要是關於單量。每張的節省大約 HK$80–160；如果你的單量高到這能在你安心的期間內蓋過建置成本，它就划算。單量高、有 PO 支撐的流程，通常在幾個月內回本，因為大部分發票都對得乾淨。

要把真實數字放到你自己的情況上，我們的對數 ROI 計算器可以把你的單量和處理時間，換算成一個成本與回本的估算。而如果你想我們拿它去對你真實的流程做壓力測試、老實告訴你值不值得自動化，那正是免費的 30 分鐘 ROI 診斷要做的事。

決定之前有一個實際提醒：你不必自動化整個應付帳部門，才能令數字郁動。先自動化單量最大的那個供應商或那種發票，就能捕捉到不成比例的一大塊成本，也為其餘的部分減低風險，因為你在擴展之前，已經先摸清數據在哪裡雜亂。大部分經常性成本，都住在少數幾種高頻發票類型裡，所以一個窄窄的第一個項目，往往就換來大部分的節省。

計成本的意義，不是為了對它感到難受，而是為了知道那個經常性的數字，是否大到值得行動。通常，一旦把隱藏成本算進去，它就是。