貨運代理的自動化應用場景

在一間貨運代理公司裡，最值得自動化的工作，是同一項資料被兩個人輸入兩個系統的那些。空運提單號碼先輸入營運系統，再輸入報關文件。承運商帳單的行項目靠肉眼對回付運紀錄。重量存在於三個地方，而三處都不一致。這些工作值得先攻，因為它們單量高、重複性強，而且答案不是對就是錯。

業界其實已經走完了這場轉型比較容易的一段。IATA 指出，電子空運提單現時已用於三票貨之中超過兩票。剩下的是那些尷尬的餘數：仍然在寄 PDF 與掃描件的承運商、航線與交易對手，而人手工時正正集中在那裡。

以下八個應用場景，大致按回報排序，並列明各自取代甚麼。

一、空運提單與提單抽取

取代甚麼： 一位營運同事讀文件，然後把付運編號、起訖地、件數、重量與收費輸入營運系統。

為甚麼排第一： 單量最高、重複性最強，而且下游每一個錯誤都追溯回這裡。一個打錯的重量會變成運價錯誤，再變成帳單爭議，最後變成月結的一條差異。

需要甚麼： 針對你實際承運商組合調校的抽取、與營運系統互相驗證，並把低信心欄位轉交人手。當中的細節寫在怎樣把空運提單資料輸入自動化。

二、承運商帳單核對

取代甚麼： 有人在批准付款之前，逐行把每張承運商帳單與報價、付運紀錄比對。

為甚麼排得高： 這是清單上唯一直接追回現金、而不只是省時間的場景。運價不符、無法查證的重新過磅、以及為未發生事件收取的附加費，全部都靠比對找出來，而比對正是機器做得最穩定的事。

需要甚麼： 把帳單欄位、合約運價與付運紀錄放在同一個地方，再加一層規則去標示不吻合，而不是急於自行修正。可以由付款前，運費帳單應該怎樣核對與運費帳單上的附加費，藏在哪裡開始。

三、報關與申報文件準備

取代甚麼： 把付運紀錄裡已經存在的資料，再次輸入申報格式，然後檢查結果。

為甚麼排得高： 資料本來就在你的系統裡，工作是轉換與驗證，不是判斷；而出錯代價高，因為遞交之後的更正既慢又會被客戶看見。

需要甚麼： 仔細的欄位對應，以及一條硬規則：任何未通過驗證的都要停下來，而不是照樣遞交。這是應該保守的地方。

四、承運商月結單對回工作單

取代甚麼： 月結時把承運商月結單與自己的工作單成本互相配對，找出「已出帳但未計提」與「已計提但從未出帳」的部分。

為甚麼重要： 毛利流失就在這裡被找出來。從未向客戶開出的工作單、以及從未向客戶收回的承運商費用，都只會在這裡浮現。

需要甚麼： 帶信心評分的集合對集合配對，也就是對數自動化要做到 97% 準確率，關鍵在哪描述的做法。在一家客戶身上，這把一個每月兩次、每次五天的工作壓縮成大約兩小時。

五、運價表匯入

取代甚麼： 有人把承運商運價表與附加費更新，逐項抄進報價所依據的系統。

為甚麼重要： 運價表以格式不一的試算表寄來，而且不斷更新，一份過期運價會靜靜地把工作報價報到低於成本。這是一項工作量小、但出錯代價不成比例的工序。

需要甚麼： 容忍格式差異的解析，加上與現行運價的比對，讓人只覆核「改動了甚麼」，而不是整份表。

六、向客戶更新付運狀態

取代甚麼： 營運信箱逐封回覆客戶查問「批貨去到哪裡」。

為甚麼排得較後： 它確實省下實在的工時，卻追不回任何金錢，而且往往給客戶一個查詢介面，比自動回覆更對症。

需要甚麼： 把承運商訊息與各個平台的狀態，整合成每票貨一份紀錄，而這份整合工作同時會令清單上其他項目都變得更容易。

七、簽收證明歸檔與檢索

取代甚麼： 客戶六星期後質疑一張帳單時，有人在電郵裡翻找已簽收的 POD。

為甚麼值得做： 不起眼、成本低，而且把一項反覆打斷營運日程的干擾移走。它通常是對內最容易展示的第一個成果。

需要甚麼： 擷取、按付運參考建立索引、儲存，並且可以搜尋。

八、管理報表

取代甚麼： 每月為航線量、客戶毛利與承運商表現而做的試算表拼湊。

為甚麼排最後： 每一份報表的好壞，取決於底下的數據。在抽取與對數修好之前先自動化報表，只會讓你更快拿到一批不可信的數字。

哪些不要自動化

與承運商議價。決定是否為一張遲來的訂艙押後併貨。與貨物卡在海關的客戶溝通。判斷一個真正含糊的例外。

這些是留住客戶的工作，而省回來的時間正應該投放在那裡。任何把它們悄悄包含在內的建議書都要小心，而應該問的問題寫在怎樣挑選自動化供應商。

怎樣為自己的公司排序

為每一個候選項目乘三個數：每月文件數、每份文件分鐘數，以及一個錯誤逃脫之後的代價。第三個數字是大多數貨代會漏掉的一個，也是為甚麼帳單核對通常勝過狀態更新，即使後者佔用更多工時。

在與任何人接觸之前，先為頭三個候選項目算一次。我們的自動化 ROI 計算機一分鐘就計得出，而我們的免費 30 分鐘 ROI 診斷則是就結果一起走一次。我們的貨運代理方案頁說明了我們怎樣界定與交付這類工作。