應付帳款自動化的收費模式與成本

應付帳款自動化有四種收費模式，而你被報哪一種，比表面費率更影響最終成本：按份計費、按用戶席位、設上限的分級訂閱，或者平台授權另加建置費。同一套方案，可以是你手上最便宜或最貴的選擇，分別只在於哪一種模式配合你單量的形狀。

這篇談的是供應商怎樣收費。現時人手流程本身的成本，是另一條問題，答案在人手核對發票的真正成本；而自行建置一套系統要多少錢，答案在自動化一個流程要花多少錢。

四種收費模式

按份計費

每處理一張發票收一個費率，通常隨單量分級遞減。在中型市場與以抽取為主的供應商之中很常見。

甚麼時候划算： 單量低或難以預測、生意有季節性、以及試行階段。你不會過度承諾，成本會隨活動量走，而不是走在前面。

甚麼時候傷： 增長。一個在每月 500 張時微不足道的費率，到 5,000 張就是一條實在的預算，而分級折扣的下降速度，很少追得上你單量的上升速度。另外也要問清楚「一份」的定義：有些供應商按頁而不是按張計算，遇上多頁月結單，實際費率會即時翻幾倍。

按用戶席位

按具名用戶每月收費，有時設有最低人數。

甚麼時候划算： 小團隊處理高單量。三個人處理 4,000 張發票只需三個席位，如果情況吻合，這是全篇最好的一條數。

甚麼時候傷： 審批流程。當每一個要批發票的人都需要一個授權，席位收費就會變貴，而在大多數公司，那是一張很長的預算持有人名單，每人每月不過用兩次系統。請具體問一句：審批者需不需要付費席位。

分級訂閱

一個固定月費或年費，涵蓋上限之內的單量，超出後按超額費率計算。

甚麼時候划算： 單量高、穩定、可預測。愈接近上限，每份的實際成本愈低，而且預算簡單。

甚麼時候傷： 超額費率。這個模式真正的成本就住在那一行，而它也是銷售過程中最少被提起的一行。請明確索取這個數字，問清楚它按月計還是按年攤算，也問清楚旺季那個月會怎樣。一個季度裡有一個旺月，隨時貴過直接升級一個分級。

平台授權加建置費

年度授權另加一次性建置項目，在企業級、以及任何深度接入 ERP 的方案中很常見。

甚麼時候划算： 整合複雜、多間公司實體，以及確實需要配置而不只是設定的需求。

甚麼時候傷： 建置費通常是第一年最大的一筆成本，也是寫得最不具體的一筆。請把它涵蓋甚麼、甚麼算變更收費、以及你的 ERP 升級令整合失效時由誰付款，全部寫進合約。

為甚麼例外率才是真正的成本推手

上述每一種模式，定價的都是順利路徑。沒有一種在為例外定價，因為例外會回到你的團隊手上。

於是你真正的每張成本，是供應商收費加上自己處理落選件的工時。而例外率在不同公司之間差距極大。Ardent Partners 的基準指出，平均發票例外率為 22%，表現最好的一群為 9%，而最佳一群處理一張發票需要 3.1 日，其餘公司則需要 17.4 日。

值得停一停想這個差距。兩間公司以完全相同的費率買完全相同的產品，真實成本可以相差一倍，原因純粹是有多少張發票掉出自動路徑。所以比較報價時，請要求每一家供應商說明：在你這類文件上應該預期甚麼例外率，以及這些例外會怎樣處理。兩條都答不上來的供應商，報的是這份工作其中一部分的價錢。

甚麼會把價錢推高

四樣，大致按這個次序：

• 格式多樣性。 五十家供應商、五十種版面，貴過五家供應商寄來的 5,000 張發票。成本推手是種類，不是數量。
• 整合深度。 讀發票很便宜。寫回 ERP、對回採購訂單、過帳到總帳，才是建置成本累積的地方。
• 對數要求。 兩方對數是一次比較；三方對數多了一張收貨單，要處理的失敗情況大約翻倍。機制寫在發票自動對數：兩方與三方比對。
• 合規與資料落地。 文件在哪裡處理、保留多久、誰可以存取，全部帶成本，尤其在資料須留在香港的情況下。

報價根本無法直接比較，怎麼辦

把所有東西換算成同一個數字：以你未來十二個月的實際單量計算、連帶成本的每張發票總成本，包括按三年攤分的建置費，再加上自己處理例外的工時。

用三個單量各跑一次：現時、加三成、以及一半。最後那個比大家想像中重要，因為它會揭示哪些模式會在淡年懲罰你。一個在預測單量下表現優異的分級訂閱，如果預測沒有兌現，可能就是枱面上最差的選擇。

然後向每一家供應商用書面問同樣兩條問題：超額或溢出費率是多少，以及系統處理不到的發票會怎樣。答案比價錢更有診斷價值。

先算出自己的數字

帶著這四項走進談判：發票單量、格式數目、目前每張的處理分鐘數，以及連帶成本的時薪。我們的文件自動化 ROI 計算機會把它們變成一個站得住腳的基準，而如果你的單量根本未撐得起買任何東西，它也會直接這樣告訴你。

有了基準之後，我們的免費 30 分鐘 ROI 診斷會就哪一種模式配合你的單量曲線、以及簽約前應該談甚麼，一起走一次。應該向任何供應商問的問題，寫在怎樣挑選自動化供應商。